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Ratsinformationssystem

Vorlage - 183/2013  

Betreff: Relaunch der städtischen Homepage und Aktualisierung des CMS
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussdrucksache
Federführend:Abteilung 0.13 - Bürgermeisterbüro   
Beratungsfolge:
Ausschuss für Wirtschaft, Finanzen und Inneren Service Vorberatung
25.09.2013 
6. Sitzung des Ausschusses für Wirtschaft, Finanzen und innere Organisation ungeändert beschlossen   
Verwaltungsausschuss Entscheidung

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

Beschlussvorschlag:

Der Überarbeitung des CMS-Systems der Stadtverwaltung Hemmingen wird zugestimmt. Der laufende Aufwand für Wartung und Pflege wird ab dem Jahr 2014 im Budget vorgesehen.

 

 


Sachverhalt:

Die Homepage der Stadt Hemmingen ist erreichbar unter der Internetadresse www.stadthemmingen.de und soll überarbeitet und neu konzeptioniert werden. Ziel der Umstrukturierung ist es, ein „Digitales Rathaus“ zu schaffen, das sowohl von den Mitarbeitern der Verwaltung, als auch von den Bürgern als wichtige Schnittstelle zwischen innen und außen begriffen wird.

 

In der Sitzung des Rates der Stadt Hemmingen vom 24. Januar 2013 wurde die Verwaltung gebeten, Vorschläge zu erarbeiten, wie die Information und Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürgern und der Verwaltung verbessert und vereinfacht werden kann.

 

Mit dem neuen Internetauftritt stellt die Stadt Hemmingen künftig elektronische Bürgerdienste im Rahmen des E-Government bereit, die das Beschwerdemanagement, den Servicegedanken und den interaktiven Austausch von Informationen ermöglichen. Dabei fungiert das digitale Rathaus nicht als Ablösung, sondern als eine Erweiterung bestehender Zugangswege zur Verwaltung (Persönliches Gespräch, Telefon, Fax, E-Mail).

 

Der Internetauftritt der Stadt soll sich von einer reinen Informationsplattform zum Bürgerportal wandeln. Die auf der Internetseite gezeigten Informationen gehen künftig weit über Öffnungszeiten, Termine, Mitteilungen und Amtliche Bekanntmachungen hinaus. Die Hemminger Bürgerinnen und Bürger sollen zunehmend in kommunale Prozesse eingebunden werden, können auf der Homepage Fragen stellen, Anregungen posten, Veranstaltungstipps kommentieren und ein möglichst umfassendes Bild des Stadtlebens präsentiert bekommen.

 

Ganz gleich, ob eine Hemminger Grundschule einen Forscherpreis erhält, eine Straße wegen Hochwassers gesperrt wird, die Jugendpflege den Ferienpass startet, die Abteilung Sicherheit und Ordnung Informationen zum neuen Hundegesetz bereitstellen will oder in der Stadtbücherei viele Kinder dem Bilderbuchkino gelauscht haben – Hemmingen präsentiert es tagesaktuell und mit einem aussagekräftigen Foto versehen auf dem Stadtportal.

 

Dabei kann auf vorhandene Ressourcen zugegriffen werden, denn vieles, was die Homepage der Stadt schon jetzt bietet ist gut und lässt sich weiterentwickeln oder neu sortieren. Beispiel: das Angebot der  Stadtbücherei Hemmingen. Der Online-Katalog zeigt in Echtzeit, welche Medien zur Verfügung stehen und welche vergriffen sind. Ein hervorragender Service, den der Nutzer derzeit allerdings erst nach intensiver Recherche finden dürfte. Ziel deshalb: „Externe“ Internetseiten, die die städtischen Infrastruktureinrichtungen präsentieren sollen auf der Startseite verlinkt werden  und durch das entsprechende Logo kenntlich gemacht werden. Gleiches soll für die anderen „eigenen“ Internetseiten städtischer Angebote gelten. Selbstverständlich sollen und dürfen KGS und VHS beispielsweise auch weiterhin ihren eigenen Auftritt gestalten – allerdings nicht wie bisher, völlig losgelöst von der Verwaltung als Träger. Es ist sinnvoll, die Termine der VHS-Kurse ebenso in den Terminkalender aufzunehmen, wie das Programm des Kulturzentrums Bauhof e.V. Wichtig hierbei: die auf der Homepage der Stadt Hemmingen gezeigten Inhalte müssen richtig und aktuelle sein. So sind beispielsweise Adressänderungen kurzfristig aufzunehmen.

 

Damit wird Hemmingen einer aktuellen Vorgabe gerecht: Der Bundesrat hat Anfang Juni dem „Gesetz zu Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften“ zugestimmt. Wie das Bundesinnenministerium in der Fachzeitschrift Kommune21 mitteilt, werden mit Inkrafttreten des E-Goverment-Gesetzes alle Behörden in Bund, Ländern und Kommunen ab 1. Juli 2014 verpflichtet, elektronische Dokumente entgegenzunehmen. Eine bislang erforderliche Unterschrift kann künftig durch eine sogenannte DE-Mail mit Absenderbestätigung oder die Nutzung der elektronischen Identifikationsfunktion des neuen Personalausweises ersetzt werden. Bundesbehörden müssen diese beiden Technologien anbieten, Kommunen und Länder können dies tun.

 

In diesem Zusammenhang prüft die Verwaltung derzeit die Möglichkeit, mit Hilfe des zentralen Behördenpostfachs für elektronische Post (Angebot der HannIT) sichere und einfache Zugangswege einzurichten, um die im E-Goverment-Gesetz geforderten Voraussetzungen zu schaffen.

Die Stadtverwaltung Hemmingen wird zur Vorbereitung von Behördengängen auf der Internetseite in Zukunft einen deutlich erweiterter Formularserver einrichten. Bislang finden sich unter dem Reiter „Bürgerservice“ auf der Internetseite zwar bereits mehrere Antragsformulare. Diese wurden allerdings vorwiegend durch den Fachbereich Bau und Umwelt sowie durch die Abteilung Finanzen eingestellt.

Wird dieser Service, der wesentlich ansprechender und hervorgehobener präsentiert werden soll, von den Bürgerinnen und Bürgern angenommen, könnten zudem einzelne transaktive Dienste zur Ersetzung des Ämtergangs installiert werden. Optimal wäre dabei, wenn ein Vorgang mit drei Klicks abgeschlossen werden kann – eine technische Herausforderung für den CMS-Anbieter, die so ins Leistungsverzeichnis aufgenommen wird.

 

Die Internetseite wird derzeit von den Bürgern mit einem gezielten Anliegen aufgesucht. Das Angebot sollte daher einen hohen „Gebrauchswert“ haben. Die Nutzer sollen auf einfache und schnelle Weise zu den gesuchten Inhalten gelangen, die möglichst umfassend und aktuell zu halten sind. Neben dieser verstärkten Abbildung der Verwaltungsstrukturen ist es sinnvoll, einen „Marktplatzbereich“ zu schaffen, der die Bürger ausgerichtet an deren „Lebenslagen“ genau dorthin leitet, wo sie auch hin möchten. Das heißt: Die Stadt Hemmingen etabliert im Internet einen Ort („One-Stop-Goverment“), an dem Dienstleistungen nicht nach Fachbereichen und Zuständigkeiten, sondern ausgehend von den Nutzeranliegen zentral gebündelt angeboten werden. Dies geschieht insbesondere dadurch, dass Inhalte künftig themenorientiert und fachbereichsübergreifend auf gemeinsamen Seiten dargestellt werden.

 

Auf der Startseite der Hemminger Homepage findet sich künftig eine Themenleiste, die nach dem bisherigen Stand folgende Navigationspunkte enthält

              Hemminger sein

              Wirtschaft entwickeln

              Natur entdecken

              Bildung stärken

              Stadt gestalten

              Kultur erleben

 

Diesen sechs Themenbereichen wird der gesamte überarbeitete Internet-Service der Stadtverwaltung Hemmingen zugeordnet. Klicken die Bürgerinnen und Bürger künftig beispielsweise den Navigationspunkt „Hemminger sein“ an, so finden sie dort unter anderem wichtige Hinweise zu allen erdenklichen Lebensereignissen, zu Bau-Fragen, zur Verkehrslage, zum Vereinsleben und den Themen Familie, Frauen, Jugend und Freizeit. Die beschriebenen Themenblöcke werden von unterschiedlichen Stellen gespeist und gepflegt, unterliegen allerdings unbedingt einem einheitlichen Darstellungsrahmen (CD-Konzept) So bekommen alle Inhalte eine farbliche Kennung in Form eines Balkens, der eindeutig den Fachbereichen und Abteilungen zugeordnet werden kann. Die Stadt tritt damit nach außen und innen einheitlich auf. Trotz der fachbereichsübergreifenden Sortierung der Themen wird damit folgendes erreicht:

              Sympathisches Erscheinungsbild spiegelt sich nicht nur in Briefen, Prospekten, Plakaten, Werbematerialien und Broschüren, sondern auch auf der Homepage wieder

              Ein hoher Wiedererkennungswert wird geschaffen

              Identifikation mit den Produkten der Marke „Stadt Hemmingen“ wird gesteigert

              Verbindliche Vorgaben beugen Unsicherheiten vor

Die Fachbereiche veröffentlichen sämtliche Inhalte gemäß der CD-Vereinbarung unter folgenden Farben:

              Bürgermeisterbüro = grau

              Fachbereich Innerer Service = dunkelgrau

              Fachbereich Bürgerservice = rot

              Fachbereich Generationen und Bildung = gelb

              Fachbereich Bau und Umwelt = grün

              Gleichstellungsbeauftragte = pink

              Seniorenbeirat = blau

              Behindertenbeauftragte = lila

 

Die über die sechs Themenseiten erreichbaren Unterseiten sollten zudem folgende Anwendungsarten ermöglichen

              Information: Bereitstellung von Auskünften und Nachrichten zu Verwaltungsangelegenheiten, Kommunalpolitik, lokalen Unternehmen und dem Stadtgeschehen im Allgemeinen

              Interaktion: Kommunikationsmöglichkeiten mit der Verwaltung sowie den Bürgern untereinander (Mecker-App, Beschwerdemanagement, E-Mail, Chats, Foren, Bürgermeister-Blog) sowie Formularbestellung und Download

              Transaktion: Online-Veranlassung und Abwicklung von Dienstleistungen

 

Dabei darf das Interesse und nachweisbare Vorgehen der Nutzer nicht außer Acht gelassen werden. Hierzu zählen auch Online-Befragungen. Die kürzlich durchgeführte Befragung in Neustadt am Rübenberge zeigt, dass Besucher kommunaler Portale das Angebot vor allem in Hinblick auf

              Nützlichkeit

              Aktualität

              Übersichtlichkeit

 

bewerten. Auf diese Punkte muss also bei der Neukonzeptionierung ein besonderes Augenmerk gerichtet werden. Besonders Beschwerde- und Kummerkästen, Informationen über Bauvorhaben und Verkehr, aktuelle Meldungen sowie Kommunikations- und Diskussionsmöglichkeiten mit der Verwaltung werden gefragt..

 

Bei einer weiteren Zusammenarbeit mit dem bisherigen Anbieter des CMS (Content Management System), der Fa. Nolis, in Richtung „Bürgerbeteiligung/Bürgereinbindung“ könnten die Nutzer beispielsweise auf einem elektronischen Stadtplan Straßenschäden melden. Die jeweiligen Fachbereichsleitungen würden dann per E-Mail über die Mitteilung informiert und könnten direkt reagieren oder eine Weiterbearbeitung veranlassen.

 

Zudem könnte die Verwaltung durch das neue System dem im Rat diskutierten Wunsch nachkommen, den Bereich „social media“ auszubauen, ohne auf Anbieter wie Facebook zugreifen zu müssen. Künftig wird es den Besuchern der Hemminger Homepage möglich sein, Beiträge zu kommentieren, Fragen zu stellen und Hinweise zu hinterlassen. Diese Beiträge können nach Prüfung und Freischaltung durch die fachlich zuständigen Mitarbeiter durch die Öffentlichkeit eingesehen werden. Ziel ist es, den Leitgedanken „Du bist auch Hemmingen“ zu stärken und eine hohe Identifikation mit der Marke „Stadt Hemmingen“ zu erreichen.

 

Die Firma Nolis hat der Verwaltung ein Gesamt-Paket angeboten. Die Umstrukturierung der Homepage, die Installation des neuen CMS und die Schulung der Administratoren und der Mitarbeiter werden rund 10.000 Euro kosten. Der laufende Aufwand wird nach Einführung der Module ab 2015 um ca. 40 €/Monat ansteigen. Ab 2016 ist derzeit von einem Anstieg um weitere 40 €/Monat auszugehen. Der für die Einführung und Neustrukturierung der Internetseite notwendige personelle Aufwand wird im Rahmen des vorhandenen Personals abgedeckt.

Die Umgestaltung der Homepage soll Ende Oktober 2013 beginnen und im Februar 2014 abgeschlossen sein. Entsprechende Mittel für die Neugestaltung und laufende Wartung und Pflege werden in 2014 im Haushalt eingeplant.

 

Erste Impressionen über einige Möglichkeiten des verbesserten Internetauftrittes gewinnt man auf der Homepage der Städte Peine (www.peine.de), Neustadt (www.neustadt-a-rbge.de) und Sehnde (www.sehnde.de) – letztere beiden Städte arbeiten ebenfalls mit dem System.

 

 


Weitere Angaben:

 

Aus dem Beschlussvorschlag ergeben sich finanzwirtschaftliche Auswirkungen (Erträge, Aufwendungen, Investitionskosten) unmittelbar auf den Haushalt der Stadt Hemmingen:

Ja:

X

Nein:

 

Produktkonto:

11101000.42910000

Investitionsmaßnahme Nr.:

 

 

 

Haushaltsjahr

2013

Haushaltsjahr

2014

Haushaltsjahr

2015

Haushaltsjahr

2016

Ergebnishaushalt:

 

 

 

 

Ansatz Aufwendungen              [€]

 

10.000 €

 

 

Mehrbetrag (+)/ Minderbetrag (-)               bei

 

 

 

 

Erträgen               [€]

 

 

 

 

Aufwendungen               [€]

 

 

+ 480 €

+ 480 €

 

 


Anlage(n):

keine